Bates-Nummerierung in ein PDF einfügen (Legal Discovery, kostenlos)

Wenn Sie Dokumente für einen Rechtsstreit produzieren — auf ein Discovery-Ersuchen antworten, Anlagen zusammenstellen oder eine Fallakte ordnen — braucht jede Seite eine eindeutige Kennung. Nicht „Seite 7 des März-Vertrags“, sondern eine einzige ID, die für Sie, die Gegenseite, den Protokollführer und das Gericht dieselbe Seite meint. Diese Kennung ist die Bates-Nummer, benannt nach der Handstempelmaschine aus dem 19. Jahrhundert, die Anwälte einst über jedes Blatt rollten. So bringen Sie sie kostenlos im Browser auf PDFs an.

Was Bates-Nummerierung ist — und warum Kontinuität zählt

Eine Bates-Nummer ist ein gestempeltes Etikett, meist in einer Seitenecke, mit zwei Teilen:

• Präfix — identifiziert die produzierende Partei oder die Sache: SMITH, ACME, DEF.
• Gepolsterte Sequenz — eine Nummer fester Breite, die mit jeder Seite hochzählt: 000001, 000002, …

Zusammen: SMITH000001. Die feste Breite hält die Nummern sortierbar und einheitlich; das Präfix hält Ihre Produktion von der der Gegenseite getrennt.

Der Teil, über den Leute stolpern, ist die Kontinuität über Dateien hinweg. Eine Produktion ist selten ein einziges PDF — es sind Dutzende Verträge, E-Mail-Exporte und Berichte. Die Bates-Sequenz muss durch alle als eine ununterbrochene Reihe laufen: Endet die erste Datei bei SMITH000042, ist die erste Seite der zweiten SMITH000043. Nummerieren Sie jede Datei separat ab 000001, haben Sie vierzig Seiten produziert, die alle behaupten, SMITH000001 zu sein — mehrdeutige Zitate, eine verwirrte Akte und ein leichter Einwand für die Gegenseite. Unerklärte Lücken sind genauso schlimm: Sie sehen nach zurückgehaltenen Dokumenten aus. Fortlaufende, maschinell angebrachte Nummerierung vermeidet beides.

Bates-Nummern einfügen — Schritt für Schritt

🔒 pdfty.com/en/tools/bates-numbering

Ein vernünftiges Nummerierungsschema wählen

Ein paar Konventionen, die das Leben später leichter machen:

• Präfix kurz und stabil halten. Parteiname oder Sachkürzel, Großbuchstaben, keine Leerzeichen: SMITH, nicht Smith Familienstiftung 2024. Sie werden es monatelang in Zitate tippen.
• Großzügig polstern. Sechs Stellen (000001) decken eine Million Seiten ab und halten jede Nummer gleich breit. Mitten in der Produktion umzupolstern ist keine Option — starten Sie breiter, als Sie glauben zu brauchen.
• Bereiche protokollieren. Führen Sie ein einfaches Log, welcher Bates-Bereich auf welches Quelldokument entfiel — SMITH000001–000042 = Dienstleistungsvertrag 2023. Ihr Produktions-Begleitschreiben wird es brauchen.
• Produzierte Dokumente nie neu nummerieren. Sobald eine Seite als SMITH000017 zitiert wurde, ist diese Nummer permanent. Neue Dokumente setzen die Sequenz fort; sie starten sie nie neu.

Alternativen, ehrlich verglichen

• Adobe Acrobat Pro hat die altgediente Bates-Funktion (PDF bearbeiten → Mehr → Bates-Nummerierung) und schafft riesige Stapel — aber es ist ein Bezahl-Abo, schwer für die gelegentliche Produktion.
• Kostenlose Desktop-Viewer (Acrobat Reader, SumatraPDF, Vorschau) können gar nicht Bates-stempeln. macOS Vorschau hat jenseits von Anmerkungen keine Stempel-Funktion.
• Selbst skripten mit freien Bibliotheken (z. B. Pythons pypdf/reportlab) funktioniert und skaliert — wenn jemand im Team das Skript schreibt, pflegt und die dateiübergreifende Kontinuitätslogik richtig hinbekommt.
• Generische Wasserzeichen-Tools können statischen Text stempeln, aber keinen Zähler pro Seite hochzählen — ein Wasserzeichen mit „VERTRAULICH“ auf jeder Seite ist ein anderer Job als eine eindeutige Nummer auf jeder Seite.

Für eine kleine Kanzlei oder eine gelegentliche Produktion unter 20 MB pro Datei deckt ein kostenloses Browser-Tool den ganzen Workflow ohne Acrobat-Lizenz ab.

Praktische Stolperfallen

• Stempelposition vs. Inhalt. Unten rechts ist Konvention, aber prüfen Sie Ihre Dokumente: Scans mit engen Rändern oder Fußzeilen können mit dem Stempel kollidieren. Sehen Sie sich ein paar Seiten in der Vorschau an, bevor Sie Hunderte produzieren.
• Vertraulichkeitsvermerke. Produktionen paaren die Bates-Nummer oft mit „CONFIDENTIAL“ unter einer Schutzanordnung. Fügen Sie so etwas als separaten Wasserzeichen-Durchgang hinzu, stempeln Sie die Bates-Nummern zuletzt, damit nichts sie überlappt.
• Erst kombinieren vs. pro Datei stempeln. Dateien zusammen und in Reihenfolge hochzuladen hält sie getrennt, aber fortlaufend nummeriert — meist genau das, was eine Produktion braucht. Alles vorher zu einem PDF zu verschmelzen funktioniert auch, verliert aber die Dateigrenzen pro Dokument.
• Gescannte Unterlagen müssen zuerst PDFs sein. Mit dem Handy fotografierte Papier-Anlagen gehen vor dem Stempeln durch JPG zu PDF — der Stempel gilt für PDF-Seiten.
• Ausgabe vor der Produktion prüfen. Verifizieren Sie erste und letzte Nummer jeder Datei gegen Ihr Bereichs-Log. Dreißig Sekunden Kontrolle sind besser als ein Antrag wegen Nummerierungsunregelmäßigkeiten.

Häufige Fragen

Wie sieht eine Bates-Nummer aus?

Präfix plus nullgepolsterter Zähler: SMITH000001, ACME-000457, DEF000012. Das Format variiert je Kanzlei; Eindeutigkeit und Sequenz nicht.

Kann ich mehrere PDFs als eine fortlaufende Sequenz nummerieren?

Ja — das ist das Kern-Feature. Laden Sie die Dateien in Produktionsreihenfolge hoch, und der Zähler läuft durch alle, ohne sich zurückzusetzen.

Kann ich bei einer anderen Nummer als 1 starten?

Ja. Endete Ihre letzte Produktion bei SMITH000846, starten Sie diese bei 847 — eine bestehende Reihe fortzusetzen ist der Normalfall, nicht die Ausnahme.

Wo auf der Seite sitzt der Stempel?

Sie wählen; unten rechts ist in der US-Praxis die fast universelle Konvention. Nehmen Sie eine Ecke, die nicht mit vorhandenen Fußzeilen Ihrer Dokumente kollidiert.

Ist der Stempel permanent?

Er wird wie gedruckter Text in den Seiteninhalt gezeichnet, nicht als Anmerkung hinzugefügt, die jemand im Viewer löschen kann. (Wie bei jedem Stempel könnte ein entschlossener Bearbeiter mit PDF-Software die Datei verändern — weshalb Produktionen mit bereits angebrachten und protokollierten Nummern ausgetauscht werden.)

Funktioniert es bei gescannten Dokumenten?

Ja — der Stempel wird über dem Seitenbild angebracht. Der Scan selbst bleibt nicht durchsuchbar, es sei denn, Sie lassen OCR darauf laufen — was sich vor einer Produktion ohnehin lohnt, damit die Dokumente für den Review textdurchsuchbar sind.

Welche Gratis-Limits gelten?

20 MB und 50 Seiten pro Datei, 10 Vorgänge pro Tag — kostenlos, ohne Anmeldung, ohne Wasserzeichen. Dateien werden innerhalb 1 Stunde vom Server gelöscht. Pro (9 $/Monat) hebt die Limits auf — bei großen Produktionen relevant.

Bates-Nummerierung vs. Seitenzahlen — was brauche ich?

Müssen Seiten über einen ganzen Dokumentensatz hinweg eindeutig zitierbar sein: Bates. Braucht ein einzelnes Dokument nur 1, 2, 3 zum Lesen: Seitenzahlen.