PDF/A nedir? Arşiv formatı basitçe anlatıldı

Bir mahkeme portalı, vergi dairesi veya üniversite "belgeyi PDF/A olarak yükleyin" diyor — ve normal PDF'iniz reddediliyor. Paniğe gerek yok: PDF/A belgeleri, kararsız parçaları çıkarılmış normal PDF'lerden ibarettir. Fikir basit: bugün oluşturduğunuz belgenin 20 yıl sonra da tam olarak böyle görünmesini garanti etmek. Kısa açıklaması, ne zaman gerçekten gerektiği ve nasıl dönüştürüleceği aşağıda — dönüştürme birkaç saniye sürer.

PDF/A'yı farklı kılan ne?

Normal bir PDF, göründüğünden daha "canlıdır": sisteminizde yüklü yazı tiplerine güvenebilir, JavaScript çalıştırabilir, internetteki kaynaklara bağlanabilir. 15 yıl sonra o yazı tipi yoksa veya o bağlantı ölüyse belge farklı — ya da hiç — görüntülenir.

PDF/A bu riskleri kural olarak yasaklar:

• Tüm yazı tipleri dosyaya gömülür — belge hiçbir sistem kaynağına muhtaç değildir.
• JavaScript ve ses/video yok — belge her zaman aynı davranır.
• Şifreleme yok — arşivdeki belge on yıllar sonra da parolasız açılabilmelidir.
• Dış referans yok — görseller, renk profilleri, her şey dosyanın içindedir.

Kısacası: PDF/A, kendi kendine yeten bir zaman kapsülüdür.

PDF'inizi PDF/A'ya dönüştürme

Hangi varyant: 1b, 2b, 3b?

Rakam standardın neslini, harf katılık düzeyini gösterir. Pratikte üçünü bilmek yeterli:

• PDF/A-1b — en eski ve en katı nesil. Bazı eski kurum sistemleri hâlâ bunu ister.
• PDF/A-2b — modern varsayılan: JPEG2000 ve saydamlık gibi güncel özellikleri destekler. Emin değilseniz bunu seçin.
• PDF/A-3b — 2b'ye ek olarak dosya eki gömmeye izin verir (örneğin e-fatura XML'i).

"b" (basic), belgenin görsel olarak güvenilir biçimde saklanması demektir — arşiv taleplerinin neredeyse tamamı için yeterlidir.

Kimler PDF/A ister?

Ortak nokta hep aynı: belgenin yıllar sonra da kanıt değeri taşıması gerekir. Devlet arşivleri, kütüphaneler ve şirketlerin uzun süreli sözleşme arşivleri de aynı nedenle PDF/A kullanır.

Sık sorulan sorular

Belgem farklı görünür mü?

Hayır. PDF/A görünümü değiştirmez — tam tersine, görünümü dondurur. Sayfa düzeni, renkler ve metin aynı kalır; değişen şey dosyanın iç yapısıdır.

Parola korumalı bir PDF'i dönüştürebilir miyim?

PDF/A şifrelemeye izin vermez. Önce PDF kilidini açma ile parolayı kaldırın, sonra dönüştürün.

PDF/A dosyası daha mı büyük olur?

Genellikle biraz — çünkü yazı tipleri ve renk profilleri dosyaya gömülür. Fark çoğu belgede önemsizdir; büyükse arşivlemeden önce sıkıştırma yardımcı olur.

PDF/A belgelerini nasıl açarım?

Diğer PDF'lerle tamamen aynı şekilde — özel bir programa gerek yok. PDF/A belgeleri Adobe Acrobat Reader'da, Apple Önizleme'de, Chrome'da, Edge'de ve her telefon PDF uygulamasında açılır; çünkü PDF/A dosyası özünde hâlâ geçerli bir PDF'tir. Tek görünür fark: Acrobat üstte mavi bir şerit gösterir (“Bu belge PDF/A olduğunu bildiriyor…”) ve arşiv kopyasının yanlışlıkla değiştirilmesini önlemek için dosyayı varsayılan olarak salt okunur açar. Rahatsız ediyorsa bunu Acrobat'ın tercihlerinden kapatabilirsiniz. Alıcılarınızın da ayrıca bir şey yapması gerekmez — formatın bütün amacı zaten bu.

Bu işlem güvenli mi?

Dosya HTTPS üzerinden aktarılır, yalnızca dönüştürme için saklanır ve 1 saat içinde silinir. Belgelerinizle yapay zeka eğitimi yapılmaz.