Cómo agregar numeración Bates a un PDF (discovery legal, gratis)

Si estás produciendo documentos para un litigio — respondiendo a una solicitud de discovery, montando anexos u organizando un expediente — cada página necesita un identificador único. No «la página 7 del contrato de marzo», sino un único ID que signifique la misma página para ti, para el abogado contrario, para el taquígrafo y para el juez. Ese identificador es el número Bates, bautizado por la máquina de sellado manual del siglo XIX que los abogados hacían rodar sobre cada hoja. Aquí tienes cómo aplicarlo a PDF en un navegador, gratis.

Qué es la numeración Bates — y por qué importa la continuidad

Un número Bates es una etiqueta estampada, normalmente en una esquina de la página, con dos partes:

• Prefijo — identifica a la parte productora o el asunto: SMITH, ACME, DEF.
• Secuencia con ceros — un número de ancho fijo que se incrementa en cada página: 000001, 000002, …

Juntos: SMITH000001. El relleno de ancho fijo mantiene los números ordenables y uniformes; el prefijo distingue tu producción de la de la otra parte.

La parte que hace tropezar a la gente es la continuidad entre archivos. Una producción rara vez es un solo PDF — son docenas de contratos, exportaciones de correo e informes. La secuencia Bates debe correr por todos ellos como una serie ininterrumpida: si el primer archivo termina en SMITH000042, la primera página del segundo es SMITH000043. Numera cada archivo desde 000001 por separado y habrás producido cuarenta páginas que afirman ser todas SMITH000001 — citas ambiguas, un expediente confuso y una objeción fácil para el contrario. Los huecos sin explicar son igual de malos: parecen documentos retenidos. La numeración continua aplicada a máquina evita ambas cosas.

Cómo agregar números Bates — paso a paso

🔒 pdfty.com/en/tools/bates-numbering

Elegir un esquema de numeración sensato

Unas cuantas convenciones que facilitan la vida después:

• Prefijo corto y estable. Nombre de parte o abreviatura del asunto, en mayúsculas, sin espacios: SMITH, no Fideicomiso Familia Smith 2024. Lo estarás tecleando en citas durante meses.
• Relleno generoso. Seis dígitos (000001) cubren un millón de páginas y mantienen cada número con el mismo ancho. Cambiar el relleno a mitad de producción no es una opción, así que empieza más ancho de lo que crees necesitar.
• Registra tus rangos. Lleva un registro simple de qué rango Bates recibió cada documento de origen — SMITH000001–000042 = Contrato de servicios 2023. Tu carta de producción lo necesitará.
• Nunca renumeres documentos producidos. Una vez que una página se ha citado como SMITH000017, ese número es permanente. Los documentos nuevos continúan la secuencia; nunca la reinician.

Alternativas, comparadas con honestidad

• Adobe Acrobat Pro tiene la función Bates de toda la vida (Editar PDF → Más → Numeración Bates) y maneja lotes enormes — pero es una suscripción de pago, pesada para la producción ocasional.
• Los visores de escritorio gratuitos (Acrobat Reader, SumatraPDF, Vista Previa) no pueden estampar Bates en absoluto. Vista Previa de macOS no tiene función de sellado más allá de las anotaciones.
• Programarlo con bibliotecas gratuitas (p. ej. pypdf/reportlab de Python) funciona y escala, si alguien del equipo escribe y mantiene el script — y acierta con la lógica de continuidad entre archivos.
• Las herramientas genéricas de marca de agua pueden estampar texto estático pero no incrementar un contador por página — una Marca de agua que diga «CONFIDENCIAL» en cada página es un trabajo distinto a un número único en cada página.

Para un despacho pequeño o una producción ocasional de menos de 20 MB por archivo, una herramienta gratuita de navegador cubre el flujo entero sin la licencia de Acrobat.

Detalles prácticos a tener en cuenta

• Posición del sello vs contenido. Abajo a la derecha es lo convencional, pero revisa tus documentos: los escaneos con márgenes apretados o pies de página pueden chocar con el sello. Previsualiza unas páginas antes de producir cientos.
• Leyendas de confidencialidad. Las producciones suelen acompañar el número Bates con «CONFIDENCIAL» bajo una orden de protección. Si la añades en una pasada aparte de marca de agua, estampa los números Bates al final para que nada los tape.
• Combinar-y-estampar vs estampar por archivo. Subir los archivos juntos en orden los mantiene separados pero numerados en continuo — normalmente lo que necesita una producción. Fusionar antes todo en un PDF con Unir también funciona, pero pierde las fronteras de archivo por documento.
• Los archivos escaneados primero deben ser PDF. Los anexos de papel fotografiados con el móvil deberían pasar por JPG a PDF antes de estampar — el sello se aplica a páginas PDF.
• Revisa la salida antes de producir. Verifica el primer y el último número de cada archivo contra tu registro de rangos. Treinta segundos de comprobación ganan a una moción sobre irregularidades de numeración.

Preguntas frecuentes

¿Qué aspecto tiene un número Bates?

Prefijo más un contador con ceros: SMITH000001, ACME-000457, DEF000012. El formato varía por despacho; la unicidad y la secuencia no.

¿Puedo numerar varios PDF como una sola secuencia continua?

Sí — esa es la función central. Sube los archivos en orden de producción y el contador corre por todos ellos sin reiniciarse.

¿Puedo empezar desde un número distinto de 1?

Sí. Si tu última producción terminó en SMITH000846, empieza esta en 847 — continuar una serie existente es el caso normal, no la excepción.

¿Dónde va el sello en la página?

Tú eliges; abajo a la derecha es la convención casi universal en la práctica estadounidense. Escoge una esquina que no choque con los pies de página existentes de tus documentos.

¿El sello es permanente?

Se dibuja en el contenido de la página como texto impreso, no se añade como una anotación que alguien pueda borrar en un visor. (Como con cualquier sello, un editor decidido con software de PDF podría alterar el archivo — por eso las producciones se intercambian con los números ya aplicados y registrados.)

¿Funciona con documentos escaneados?

Sí — el sello se aplica encima de la imagen de la página. El escaneo en sí sigue sin ser buscable a menos que le pases OCR, algo que de todos modos vale la pena hacer antes de producir, para que los documentos sean buscables por texto durante la revisión.

¿Cuáles son los límites gratuitos?

20 MB y 50 páginas por archivo, 10 operaciones al día — gratis, sin registro, sin marca de agua. Los archivos se eliminan del servidor en menos de 1 hora. Pro (9 $/mes) levanta los límites, lo que importa en producciones grandes.

Numeración Bates vs números de página — ¿cuál necesito?

Si las páginas deben poder citarse de forma única en todo un conjunto documental: Bates. Si un solo documento solo necesita 1, 2, 3 para leerse: Números de página.